Secretária Executiva

Sobre a vaga

Estamos em busca de uma Secretária Executiva para apoiar a gestão da agência, garantindo organização, eficiência e confidencialidade nas atividades diárias. O profissional atuará como ponto de contato entre os diferentes setores, assegurando que processos administrativos sejam conduzidos com rigor e pontualidade.

Principais responsabilidades

• Gerir e manter atualizada a agenda, organizando reuniões, visitas e compromissos internos e externos.
• Receber, registrar e encaminhar documentos e correspondência oficial, assegurando correto tratamento e arquivamento.
• Preparar e acompanhar reuniões internas e externas, redigindo e distribuindo atas.
• Organizar e manter o arquivo físico e digital do gabinete, observando requisitos de confidencialidade e segurança documental.
• Atender chamadas telefônicas com profissionalismo, encaminhando solicitações conforme a estrutura organizacional.
• Coordenar o planejamento e organização de viagens, deslocações e reservas relacionadas às atividades da agência.
• Garantir comunicação clara e eficaz com os diversos setores da agência, demonstrando discrição, comprometimento com prazos e orientação para resultados.

Perfil desejado

• Formação média profissional em Gestão, Administração ou área relevante.
• Experiência mínima de 5 anos em funções administrativas ou de secretariado.
• Idade entre 25 e 45 anos.
• Domínio da língua portuguesa e conhecimentos de inglês.

Competências requeridas

• Capacidade de desempenhar funções da área administrativa e/ou secretariado.
• Formação em secretariado executivo, protocolo ou área relevante (vantagem).
• Proficiência em informática na ótica do utilizador.
• Ética elevada, respeito à privacidade e confidencialidade.