Secretária de Direcção

Sobre a vaga

Estamos a recrutar uma Secretária de Direcção para prestar apoio técnico‑administrativo à Direção, garantindo a eficiência nas rotinas diárias e a confidencialidade das informações.

Principais responsabilidades

• Prestar apoio técnico‑administrativo às atividades da Direção;
• Atender e interagir com colaboradores, parceiros, visitantes e demais entidades internas e externas;
• Organizar, actualizar e controlar a agenda do Diretor, assegurando a gestão eficiente dos compromissos institucionais;
• Gerir o expediente da Direção, incluindo recepção, registo, distribuição, tramitação e arquivo de documentos;
• Elaborar, digitar e organizar correspondência oficial, memorandos, ofícios, relatórios, actas de reuniões, propostas, pareceres e outros documentos administrativos;
• Redigir despachos exarados pelo Diretor, garantindo a correta tramitação e acompanhamento;
• Receber, realizar e encaminhar chamadas telefónicas, mensagens e outras comunicações dirigidas ao Diretor;
• Organizar e prestar apoio logístico a reuniões, audiências, visitas oficiais e outros eventos da Direção;
• Preparar e disponibilizar documentos e informações necessários para reuniões e atividades do Diretor;
• Controlar prazos de resposta, validade e vencimento de documentos, assegurando acompanhamento atempado;
• Manter actualizado o sistema de arquivo físico e electrónico da documentação da Direção;
• Garantir a confidencialidade e o sigilo das informações e documentos tratados;
• Executar outras tarefas compatíveis com a natureza da função, conforme orientações superiores.

Perfil desejado

• Formação Técnico‑Profissional em Secretariado Executivo, Relações‑Públicas, Administração ou áreas afins;
• 12.ª Classe do Sistema Nacional de Educação, preferencialmente com formação complementar em Secretariado ou Administração.

Competências requeridas

• Domínio de técnicas de arquivo físico e electrónico;
• Capacidade de redigir correspondência oficial, memorandos, ofícios e relatórios;
• Organização e gestão de agenda e compromissos institucionais;
• Habilidade na recepção e encaminhamento de chamadas telefónicas e comunicações;
• Confidencialidade e sigilo na manipulação de informações.